訪問看護のICTツール選び：記録・請求・勤怠をどう比べるか

記録をスマホで入力できるようにしたのに、帰社後の転記は残っている。勤怠は別のExcelで、月末は結局忙しい。「新しいシステムなら楽になるでしょうか」と相談するときは、今どこで手が止まっているかも一緒に伝えたいところです。訪問先で入力したものが、報告書や月末の提出までどうつながるか。看護記録・請求・勤怠、それぞれの作業をたどりながら比べてみましょう。

最初に、一つの作業を最後まで追う

たとえば訪問後の記録なら、「訪問先でメモする→事務所で入力する→管理者が確認する→報告書へ転記する」までを書き出します。「同じ文章をまた打っている」のか、「管理者の返事を待って先へ進めない」のか。困っている箇所が違えば、欲しい機能も変わります。

導入前の記録時間や差し戻し件数を残しておくと、試用後に比較できます。速く入力できても、確認や訂正が増えたなら負担が減ったとは言えません。

ツールは、製品名より用途で分ける

一つの製品が複数の用途を持つこともあります。「訪問看護専用」「電子カルテ連携」といった呼び方だけで、必要な機能が含まれているとは判断しないでください。

看護記録・請求をまとめたい場合

専用システムでも、請求が別契約だったり、報告書は一部手入力だったりすることがあります。デモでは「この記録を入れたら、報告書のどこに入りますか」と、入力後の帳票も見せてもらいます。自動で反映される項目も、指示書や実績との照合は必要です。

電子カルテや多職種連携を重視する場合

「連携可能」と書かれていても、直接データを受け渡すのか、CSVで取り込むのか、PDFを共有するのかで、日々の作業は違います。今使っている製品名・バージョンを伝え、「こちらで入力したあと、相手側にはいつ、どう見えますか」と尋ねてみましょう。連携先が利用していなければ使えない機能もあります。

緊急性の高い報告は、画面に入力して終わりにはしません。電話等で確実につなぐ運用と、通常の情報共有の運用を分けておきます。

勤怠・経費だけを整えたい場合

看護記録システムが既にあるなら、勤務時間や交通費の管理だけを見直す方法もあります。二つのシステムを使う場合は、何をどちらへ入れるか、同じ情報の入力が増えないかを確認してください。

ケアキロは、訪問看護師の勤務記録や経費の整理を考える際の選択肢です。利用者の医療情報を保存する看護記録システムとは用途を分け、所属先の勤怠・精算手順に合うか確認します。

看護記録の運用自体を先に整えたい方は、記録業務を効率化するコツも参考にしてください。

デモでは「今日の一件」を再現する

説明を聞くだけでは、日々の操作の手間は分かりにくいものです。実際の利用者情報を使う前に、架空のデータで次の場面を試してみましょう。

「3タップ以内なら良い」といった操作回数だけでなく、「どこで迷ったか」を職員同士で話してみます。保存できたか分からず何度も画面を開いたなら、その手間もデモの結果です。入力に慣れた人だけで試さず、実際に使う職員に触ってもらいましょう。スマホが合う作業もあれば、タブレットやPCで見た方が読みやすい作業もあります。

音声入力・AIの下書きを使うとき

下書きができたら、本人と家族の発言が入れ替わっていないか、測定値や薬剤名が正しいかを読み直します。文章が自然に読めても、観察していないことや、受けていない指示まで入っていれば、そのまま確定できません。

録音する相手への説明、音声の保存先、外部への送信、サービス側での二次利用、削除方法を事業所として確認します。個人の判断で一般向けの文字起こし・AIサービスへ医療情報を送らないようにしてください。

費用は、月額だけで比べない

初期費用や月額は、職員数、利用者数、機能、端末、契約で変わります。根拠のない「このタイプは○万円」という相場より、同じ条件で見積もりを取る方が比較に使えます。

スタッフの移行作業や研修に使う時間も、導入の負担です。補助金を検討する場合は、対象・申請時期・契約前の手続きなどを自治体や担当窓口で確認します。補助があることだけで製品を決めないようにしましょう。

医療情報の安全管理は、製品と運用の両方を確認

医療情報を扱うシステムは、厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」第7.0版（2026年6月）を踏まえて確認します。製品紹介の「ガイドライン対応」の一言だけで済ませず、事業所と提供会社が担う範囲を明確にします。

• 誰が閲覧・編集・承認でき、退職・異動時に権限を止められるか
• 認証、通信・保存の保護、操作履歴をどう管理するか
• 端末の紛失・故障・盗難時に、誰へ連絡し何を止めるか
• オフライン時、端末内に何が保存されるか
• バックアップの保管と、実際に復旧する手順はどうなっているか
• 障害時に訪問と記録を続けるための代替手段は何か
• 外部委託やデータ保管・再委託の責任範囲はどこか

個人端末を使うか、事業所端末を使うかでも管理方法は変わります。アカウントの扱いや、画面への通知表示など、日々の使い方まで決めておきます。

全面移行を決める前に、現場で一巡させる

全面移行までの日数は、データ量や現場の体制で異なります。3週間や1か月が経っても、まだ帳票を出せない、故障したときに誰へ聞くか分からない、という状態では困ります。試す業務と、移行前に済ませたい作業を担当者と決めておきます。

1. 試す対象と担当者を決める

一部の職員・一部の業務から始め、管理者、現場の相談担当、提供会社の窓口を決めます。相談が一人に集中しないよう、代わりに対応できる人と、導入作業に使う勤務時間も確保します。

2. 入力から提出まで試す

記録が入るだけでなく、確認・修正・報告・請求までつながるか見ます。通信不良や端末故障の場面も、架空データで試しておきましょう。

3. 紙とシステム、どちらが正式な記録か決める

並行運用中は、どちらを正本として管理するか、二重入力の範囲と終了条件を決めます。データ移行の確認、必要な帳票、障害時の運用が整う前に、期限だけを理由に紙を廃止しません。

4. 使う人の困りごとを修正する

入力が進まない職員には、「どの画面で困りましたか」「勤務中に入力する時間は取れていますか」と聞いてみます。文字が小さい、保存できたか分からない、といった声から、入力項目や権限、手順を見直す箇所が見えてきます。

5. 導入前と同じ項目で振り返る

記録・転記・確認にかかった時間、差し戻し、残業などを比較します。忙しさや訪問件数が違う週をそのまま比べないよう、条件も記録してください。

契約前に残しておきたい比較メモ

「入力しやすかった」という感想に、試した操作と、まだ答えの出ていない質問を添えて残します。データを出力できても、次のシステムにそのまま移せるとは限りません。形式・添付・履歴・保存期間まで尋ね、契約終了後も必要な記録を読めるかを確かめておきます。

二つの候補で、同じ操作を試してみる

候補を二つまで絞ったら、同じ架空ケースを同じ職員が操作します。以下は製品の機能や実績を示すものではなく、比較のための自作シナリオです。看護記録を選ぶ試験と勤怠・経費を選ぶ試験は分け、ケアキロに看護記録・請求連携・自動承認があると読み替えないでください。

安全管理、業務継続、必要な帳票、終了時のデータ回収は「必須条件」にします。これらが不合格または未確認なら、操作の速さで埋め合わせて契約しません。使い勝手の評価は、その条件を満たした候補で行います。

3年間の費用を同じ条件で計算する

以下は職員8人、1拠点、3年間使用する架空の見積もり（税抜）です。相場やケアキロの価格ではありません。見積もり条件に含まれない機能や端末を、比較の途中で混ぜないようにします。

月額だけならAが安く見えますが、ここでの差は3年で6,000円です。一方、操作にかかる勤務時間は別に測ります。仮に8人が月20日、1日5件を入力し、Aは1件4分、Bは3分だったなら、差は 8 × 20 × 5 × 1分 = 月800分（13時間20分）。これは架空の入力時間の差で、実際の削減効果を保証しません。確認・差し戻し・研修の時間が増えていないかも試用期間に測ってください。

「試用を終えてよいか」を担当者と話す

小規模試用は「2週間経った」だけで終了させません。たとえば勤怠・経費なら、試用対象20勤務日を旧運用と照合し、勤務時間、訪問件数、経費合計の差を1件ずつ説明できることを終了条件にします。ここでの20日も試験例です。看護記録なら指示・計画・過去記録・添付・訂正履歴など、移行対象を別に定めます。

試用判定メモ：20勤務日を照合、19日一致。1日は休憩の二重控除で30分差。管理者が入力ルールを訂正し再出力、20日一致を確認。端末故障時の代替手順は未実施のため全面移行は保留。次回試験は10月16日、現場担当Eと提供会社Fで代替端末への引継ぎを確認する。

正式移行時は、正本、並行入力の終了日、問い合わせ窓口、障害時の記録先を全員へ伝えます。終了時にデータが出せることと、次の製品へ移行できることは別の条件として契約書へ残します。

確認に使える公的情報

• 厚生労働省：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第7.0版
• 近畿厚生局：医療保険の訪問看護について（記録・報告・算定の確認）